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Descarga y custodia de los datos: evita sanciones y asegura el cumplimiento normativo
En este post, Juanjo Roldán, experimentado transportista, nos cuenta la importancia de manejar y archivar correctamente los datos generados por los tacógrafos y las tarjetas de conductor. En el trascurso de su carrera, se ha enfrentado a diversas dudas acerca de cómo descargar y custodiar adecuadamente esta información crucial y conoce las mejores soluciones. En este reportaje, nos explica las obligaciones legales y las prácticas recomendadas para asegurar un cumplimiento metódico y evitar sanciones económicas.
El transporte de mercancías no solo implica recorrer kilómetros de carretera, sino también administrar eficientemente los datos que se generan en cada trayecto. Por este motivo, Juanjo Roldán nos cuenta la importancia de descargar los datos de los tacógrafos y las tarjetas de conductor dentro de los plazos establecidos por la normativa y guardarlos debidamente. En este sentido, nos recuerda que: “en caso de una inspección, es crucial presentar estos datos a la Administración competente”.
VDO proporciona las mejores herramientas para la descarga de datos
Para facilitar la descarga y gestión de los datos, existen diferentes métodos disponibles. Uno de ellos es el uso de una llave de descarga DLK Pro Download Key S. Este dispositivo de nueva generación ha sido diseñado por VDO para descargar los datos de los tacógrafos DTCO inteligentes de acuerdo con el Reglamento (EU) 2016/799. Para Juanjo Roldán es una solución práctica que permite descargar, archivar y gestionar los datos del tacógrafo y las tarjetas de conductor de forma rápida y segura. Esta herramienta permite transferir los datos al ordenador, donde pueden visualizarse, archivarse e imprimirse según sea necesario.
Otra opción es la descarga remota de los datos. Para Juanjo Roldán, con el control remoto DL 4G de VDO podrás descargar todos los datos de tu tacógrafo y de tu tarjeta de conductor de forma automática y segura a través de la comunicación GSM LTE. Lo que significa que los datos pueden ser descargados desde cualquier lugar de Europa y en cualquier momento, sin necesidad de que el conductor intervenga en este proceso.
Juanjo Roldán también nos recuerda que “la periodicidad de las descargas también está reglamentada. Los datos de las tarjetas de conductor deben leerse y archivarse cada 28 días como máximo, siempre teniendo en cuenta los días con actividad registrada. Por su parte, los datos de los vehículos deben descargarse y archivarse cada 3 meses como máximo”.
Además de los plazos establecidos, existen situaciones específicas en las que se requiere la descarga de los datos del tacógrafo. Estas incluyen: antes de transferir o ceder un vehículo, cuando se detecta un mal funcionamiento reparable, al abandonar la empresa, en caso de caducidad de la tarjeta o antes de la devolución de la misma al órgano emisor.
Custodia de los datos o archivos. ¡Qué no te sancionen!
La custodia de los archivos también es un aspecto crítico. Juanjo Roldán explica que: “los datos del tacógrafo y las tarjetas de conductor deben conservarse durante al menos 365 días a partir de la fecha de su registro. Es esencial mantener la estructura y extensión del archivo reglamentariamente establecidas para evitar sanciones”.
La Administración tiene el derecho de requerir los archivos de los tacógrafos y las tarjetas de los conductores. Las empresas deben atender estos requerimientos y proporcionar la información solicitada en formatos compatibles con los sistemas de archivos establecidos. Además, para garantizar la autenticidad e integridad de los datos, se deben remitir con firma digital añadida.
Incumplimiento de las obligaciones
El incumplimiento de estas obligaciones puede tener consecuencias graves. En este sentido, Juanjo Roldán subraya la importancia de cumplir con todas estas normativas para evitar sanciones económicas y medidas de pérdida de honorabilidad que podrían afectar seriamente a la empresa.
Las sanciones por no cumplir con las regulaciones relacionadas con la descarga y custodia de datos del tacógrafo son significativas (Más información en la página Gestión de Datos del Tacógrafo). Entre las sanciones más comunes se encuentra la remisión de información extraída del tacógrafo o de la tarjeta del conductor sin la correspondiente firma digital, lo cual conlleva una multa de 4.001 euros y la aplicación de medidas de pérdida de honorabilidad.
Asimismo, aportar la documentación requerida fuera de tiempo o de forma incorrecta en relación con la legislación sobre tiempos de conducción y descanso puede resultar en una sanción de 801 euros.
Si se detecta una carencia significativa de datos registrados en el tacógrafo o en las tarjetas de los conductores que deban conservarse en la sede de la empresa, la sanción puede alcanzar los 2.001 euros, nuevamente con la aplicación de medidas de pérdida de honorabilidad.
Además, si la documentación proporcionada por la empresa no permite determinar el número total de kilómetros realizados durante el período requerido, se puede imponer una multa de 2.001 euros, junto con las medidas de pérdida de honorabilidad.
Por último, la conservación de registros en la empresa sin cumplir la estructura de campo o la extensión del archivo reglamentariamente establecidas también puede resultar en una multa de 2.001 euros y en la aplicación de medidas de pérdida de honorabilidad.
Ante este panorama, es crucial tomar medidas para evitar estas sanciones. Juanjo Roldán destaca la importancia de la prevención y la adopción de medidas disciplinadas. Recomienda analizar periódicamente los registros y utilizar el Software de Gestión de Tacógrafo de VDO (más informácón en este artículo: TIS-WEB), que puede es una herramienta valiosa para facilitar el cumplimiento normativo. “Este software actúa como un empleado adicional de la empresa”, explica Juanjo Roldán ya que se encarga de la gestión de los datos y proporcionando informes claros y precisos.
Ventajas de la custodia de los datos
Para Juanjo Roldán la custodia de los datos es de vital importancia. “Almacenarlos en el pc no es siempre la mejor opción”. Un virus, robo o rotura del PC podrían destruir toda la información. Por ello, recomienda contratar el servicio de custodia y análisis de ficheros del tacógrafo digital en la RED de Talleres DTCO+. “El uso de servidores cifrados garantizarán que los ficheros estén protegidos, tanto de ataques informáticos como de fallos”, explica Roldán.
En conclusión, el archivo adecuado de los datos del tacógrafo y las tarjetas de conductor es una obligación legal para todos los transportistas profesionales. Descargar los datos en los plazos y supuestos reglamentarios, guardarlos durante un tiempo determinado y presentarlos a la Administración cuando sea necesario son aspectos cruciales para evitar sanciones económicas y medidas de pérdida de honorabilidad. Juanjo Roldán, con su amplia experiencia como transportista profesional, enfatiza la importancia de actuar de manera metódica y utilizar herramientas como llaves de descarga y el software legal de tacógrafo de VDO para facilitar el cumplimiento normativo y garantizar el buen funcionamiento de la empresa.
